Avansert søk – din beste venn

Du skal ikke ha mange år bak deg før antall digitale filer lagret på jobb eller hjemme begynner å bli en utfordring.

Antall mapper, eksterne harddisker og brente DVD plater flommer over av filer.  Men hvordan holde oversikt?  Det er viktig å tenke igjennom sin mappestruktur, og å være disiplinert hver gang en ny fil lagres.  Likevell kommer du ikke utenom situasjoner hvor du sliter med å finne igjen én bestemt fil.

«Min datamaskin» er bedre enn mange tror

Jeg håper du har gjort deg kjent med og benyttet den vanlige søkefunksjonen som ofte ligger diskret plasert oppe i høyre hjørne når man går inn på «Min Datamaskin».  Men du har også en «avansert» funksjon som er smart å gjøre seg kjent med.

Denne funksjonaliteten er god å ha når du leter etter en fil.   Du kan benytte søkekriterier som «*gjøvik*.doc».  Sett av litt tid til å bli kjent med denne.  Det sparer deg for masse tid – på leting!

Anders, en blå vintermorgen på Gjøvik.

Informasjonsflom

«It’s Not Information Overload.

                                          It’s Filter Failure»

                                      –Clay Shirky at the Web 2.0 Expo.

Utfordringen er ikke selve mengden informasjon vi oversvømmes med, men hvordan vi filtrerer ut det vi ønsker og trenger.

Og hvordan vi filtrerer ut det vi trenger er avhengig av kunnskap om ny teknologi, nye programmer, og en ny måte å arbeide på.

Vi skal se nærmere på noen slike verktøy fremover.

Anders, 9. november 2009, Gjøvik, Norge

Når e-poststrømmen oppleves som et takras, hva gjør vi?

Informasjonsstrømmen har forandret seg kraftig over det siste tiåret, men ikke alle har tilpasset eller endret sine rutiner,vaner eller systemer som skal takle det.  Da kan man lett komme inn i en ond sirkel hvor informasjonsstrømmen mer og mer oppleves som et tyngende ras man ligger under.

Som alle andre utfordringer vi har, er det systematikk og målrettet jobbing som skal til.  Enten det er å få kontroll over den elektroniske postkassa, eller det er å få oversikt over best mulig markedsinformasjon, eller det riktigste nyhetsbilde.

* E-postens innbox:  Når det selv etter at du har fått et effektivt spam-filter, er for mye som skal håndteres:  Hva bør du gjøre?

Førstehjelp består i to viktige tiltak:

1) Opprett en egen folder for saker som trenger din oppfølging;  «Oppfølging» eller «Viktig».  Vær systematisk i å få kun e-post av betydning over i denne mappa.  Da har du med en gang oversikt slik at viktige ting kan følges opp.  Dersom du er flink til dette, er det som ligger igjen i innboksen langt mindre truende.

Sett av tid hver dag til å jobbe med sakene i denne mappa.

2) Vær frisk med DELETE-knappen.  Av det som nå ligger igjen i e-postens innboks må du ikke være redd for å slette for mye, men være knallhard til å få bort den mengden som stjeler din tid.

Forsøk denne førstehjelpen, så kommer vi tilbake til de mer sofistikerte tiltakene.

Anders, i regnet.

Copyright 2009 Anders Haug Thomassen.

Informasjonsdyret – umulig å fange!

Straks Adam møtte Eva oppstod et til da ukjent behov:  Behovet for kommunikasjon og informasjon.

Det som idag synes som et nytt sofistikert fag, må vel sies å være blant de eldste.  Men som tilfellet er med mye gammel kunnskap, så fører spesialisering og silo-tankegang til at faget blir vanskeliggjort.  Selv i Håvamål hadde de gamle mestre med et avsnitt om hvor viktig informasjons- og kommunikasjonsarbeidet er:  «Har du en ven og trur vel om han, så gjest han ofte, for kratt gror til og gras blir høgt på vegen som ingen går».

Slik er det i organisasjoner og bedrifter også.  Håvamål-sitatet over er blitt gjenfødt igjen og igjen i ledelsesliteraturen, og gjerne i anglo-saxisk språkdrakt.  «Management by walking around» het det på 80-tallet.  Siden den gang har vi fått hjelp av datamaskiner til å mangfoldiggjøre informasjon.  «Copy & Paste» og videresend-knappen benyttes så ofte at vi drukner i informasjon.  Likevell skriker medarbeidere etter informasjon.  Hvordan kan vi fange og temme dette informasjonsdyret?

Svaret ligger som så ofte ellers i en god blanding av sunn fornuft, godt skjønn og god anvendelse av datamaskinen.

Like viktig som «Copy & Paste» er «Delete».  Men siden vi alle stammer ifra jegere og samlere, så vet vi hvor vanskelig det er å benytte «Delete»-knappen.  Da bør man ihvertfall være flink til å bruke to fantastiske funksjoner:  «Filter» og «Search & Find».  Det gjør det med ett enkelt å finne frem igjen én bestemt fil blant 10-tusner av filer.

Vi snakker om det nye informasjonssamfunnet, men vi har ikke fullt ut greidd å tilpasse oss dette samfunnet og de radikale endringer som kom med det.  Det er nå behov for en opprydding både i rutiner og organisering på mange arbeidsplasser.  Det er ikke nytt at informasjonsarbeidet må tas alvorlig, men det krever idag nye rutiner og en ny måte å tenke på for å fange opp viktig informasjon, dele denne med de rette vedkommende, og synliggjøre informasjonen.

Kan dyret temmes?

Anders

Hello world!

Welcome to WordPress.com. This is your first post. Edit or delete it and start blogging!